Для того чтобы оформлять официальное письмо в любом случае будет использовать уникальный формуляр, так сказать – образец. В верхнем колонтитуле нужно будет указывать такие данные: название компании, адрес, номера служебных телефонов, факсов, адрес сайта, e-mail, реквизиты и логотип компании. Это дает возможность полностью идентифицировать отправителя письма.
Поля при оформлении письма нужно устанавливаться помощью линеек Microsoft Word — слева 3 см, справа 1,5 см. Они нужны для подшивки или для возможных пометок того или иного адресата. Для удобства вверху можно будет установить регистрационный номер. Любое официальное письмо всегда должно быть оформлено только настоящими профессионалами своего дела.
Регистрационный номер в большей степени будет касаться государственных учреждений. Когда оформляется письмо-ответ, кроме самого номера регистрации нужно будет указывать дополнительно номер входящего делового письма. Любая документация должна регистрироваться в компании по прибытию или отправке.
Шапка должна располагаться немного ниже номера и указывать основные пожелания и данные к адресату. Должность и ФИО адресата будут размещать в верхнем углу. По центру письма — обращение. В конце предложения — восклицательный знак. Если все эти правила уже всем известны, то никаких проблем при оформлении не должно быть.
