Заветная мечта любого руководителя строительной компании – включить компьютер, увидеть на его мониторе одну из двух кнопок (красный или зелёный индикатор). Горит зелёная кнопка – значит в компании всё хорошо, можно лишний раз не беспокоиться, а горит красная – значит, есть какая-то проблема, которая требует вмешательства руководителя.
Хорошо бы, если бы компьютер ещё и подсказал о том, что это за проблема и как её можно решить, за какие ниточки потянуть, кого наказать. Возможно ли это и вообще к чему это всё говорить?
А к тому, что управление компанией или отдельным её подразделением, департаментом, отделом требует большого внимания, ответственности и способностей предвидеть возможные проблемы. Пожалуй, в большинстве случаев в руководители «выбиваются» именно те люди, которые мыслят стратегически. В отличие от исполнителей в стандартном понимании этого слова, руководители, как правило, стараются думать над развитием компании, смотрят вперёд, учитывая опыт и практику коллег и т.п. Есть, конечно, исключения из правил…
Всё узнаем на «летучке»
Говоря же о тех управленцах, которые по-настоящему активны, инициативны, профессиональны, стоит подчеркнуть, что и у них возникает ряд сложностей в работе. Характер этих сложностей обычно заключается в недостатке времени на проверку деятельности сотрудников. Наверное, ещё с советских (если не более ранних) времён в практику вошли так называемые «летучки» или планёрки – коллективные совещания, проводимые с сотрудниками периодически.
В народе их ещё принято называть «разбором полётов». Так вот, на этих самых «разборах» нередко выясняется, что по некоторым проектам компании у того или иного сотрудника или группы коллег идёт «завал».
Не хотелось бы никого обижать, но зачастую исполнители стараются максимально долго скрывать негативную информацию, создавая лишь видимость работы. С одной стороны, тут можно возразить, высказав предположение, что сотрудник недостаточно мотивирован на выполнение поставленных ему задач (непривлекательная заработная плата, отсутствие бонусных вознаграждений за выполненную работу, ненормированный рабочий день, низкий уровень корпоративной культуры и т.п.). Однако нередко халатность и недобросовестность работы исполнителя практически необъяснима.
Две кнопки для строительной компании
Если взять в качестве образца работу строительных компаний, то здесь совершенно очевидно то, что и сотрудникам, и руководителям нужно тщательно проверять массу показателей по договорам. Например, нужно следить за тем, чтобы по тому или иному договору не было потрачено больше средств, чем необходимо.
В противном случае, компания будет работать себе в убыток. Также нужно контролировать темпы выполняемых работ, не допускать «перепроцентовок» и т.п. Исполнитель должен понимать, какие показатели критичны, какие могут быть скорректированы позже.
Заметим, что если в компании сформированы и утверждены регламенты работы, которых исполнитель должен придерживаться, то контроль со стороны руководителя становится ещё более простым и эффективным. К этому нужно стремиться.
На руководителя строительной компании или отдельного её подразделения ложится огромная ответственность. Ведь он должен контролировать всех и вся, не упуская из виду детали.
Соответственно, каждый управленец хочет быть предупреждён заранее о том, что в компании назревает проблема, которую нужно решить на начальных этапах её возникновения. Иными словами, «пожар легче предупредить, чем потушить».
Как это реализовать – вопрос… В идеале, каждому руководителю хотелось бы, чтобы при включении компьютера на мониторе появлялась одна из двух кнопок: красная или зелёная. Красная кнопка символизировала бы тот самый «пожар», который нужно тушить, пока не поздно. Зелёная же кнопка была бы подтверждением того, что в компании всё в порядке и можно спокойно заниматься текущими задачами.
Когда «красное» стало «зелёным»
Впрочем, и исполнитель от подобной системы семафоров получил бы неоценимую пользу. Допустим, что строительная компания ведёт управленческий учёт в специализированной компьютерной программе, в которой учитывает всю деятельность предприятия: от учёта договоров, финансового и календарного планирования до составления отчётов о выполненных работах на объектах и т.п.
Пусть так. Но является ли наличие такой программы гарантией того, что компания не будет работать в авральном режиме? Если же программа будет дополнена функциями так называемого предварительного контроля, то её значимость и польза для компании возрастёт в разы.
Если такая функция появится, то пользователь программы сможет заблаговременно увидеть, по каким договорам у него есть проблемы (программа сообщит об этом сама в случае отклонения от плановых показателей).
При этом программа полностью фиксирует все проблемы, о которых было сообщено пользователю. Ситуации, в которой сотрудник может сказать о том, что программа ни о чём его не предупреждала, просто не может быть.
Точнее может лишь в одном случае: если пользователь не входил в программу (отсутствовал на рабочем месте). Здесь уже руководитель должен знать сам, по какой причине это произошло.
Возможно, сотрудник был болен или не вышел на работу по уважительной причине, о чём предупредил заранее руководителя, а, может быть, его не было на рабочем месте по неизвестным причинам, что является нарушением трудовой дисциплины. Это, конечно, частности и внутренние дела каждой строительной компании.
Семафор и CRM
Продолжая тему семафоров в программе для управленческого учёта в строительстве, стоит сказать, что если такая программа интегрирована вместе с CRM-системой (программой для управления отношениями с клиентами и контрагентами, планирования и учёта контактов), то её эффект становится ещё более действенным. Например, исполнитель получает автоматическое сообщение программы о том, что по каким-либо этапам договора возникла проблема.
Он своевременно реагирует на это известие и формирует своим коллегам некоторые задачи в CRM-системе. Цель – предпринять оперативные меры для решения проблемы, поставив задачи тем сотрудникам, которые могут на неё повлиять. Руководитель, в свою очередь, сможет увидеть это.
Он будет знать наверняка, что исполнитель не сидел, сложа руки, а действительно делал многое для того, чтобы проблема была решена как можно раньше. У исполнителя, в свою очередь, также появляется весомый инструмент влияния на решение возникшей проблемы.
Нередко некоторые действия, которые на первый взгляд являются незначительными, выполнить просто необходимо. Например, сформировать задачу для секретариата, чтобы в нём подготовили пакет необходимых документов или выяснили важные данные.
Будущее уже наступило ?
Фантастически ли эти вышеназванные пожелания исполнителей и, что важно, руководителей или вполне реально выполнимы? Вероятно, что второй вариант ответа правильный. Ведь даже программа для управления строительством когда-то была чем-то очень революционным.
Сейчас же автоматизация управленческого учёта и документооборота в строительстве становятся всё более распространённым явлением. По всей видимости, разработчики программных решений не остановятся на достигнутом и система предварительного контроля, предупредительных семафоров появится в составе ПО, которое предназначено именно для строительных компаний.
Статья предоставлена «АЛТИУС СОФТ»
